Nebenkostenabrechnung: So wahrst du deine Rechte

Deine Nebenkostenabrechnung ist astronomisch hoch? Dann lohnt es sich, genau hinzuschauen. Nicht immer stimmen die Zahlen, die Vermieter präsentieren. Wie du typische Fehler erkennen und für dich nutzen kannst.

Jede Wahrheit braucht einen Mutigen, der sie ausspricht. So auch diese: Nebenkostenabrechnungen machen keinen Spaß. Deinem Vermieter bescheren sie Arbeit, dir als Mieter meist saftige Nachzahlungen. Auch das Streitpotenzial ist immens. Über nichts kriegen sich Mieter und Vermieter häufiger in die Haare, als über die Nebenkostenabrechnung.

Das kommt nicht von ungefähr: Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist falsch, nicht plausibel oder unvollständig, warnt der Deutsche Mieterbund. Das macht die Dokumente angreifbar. Du solltest also sehr genau prüfen, wie und wann dein Vermieter seine Nebenkostenabrechnung erstellt. Das gilt nicht nur im Hinblick auf die Inhalte. Auch bei den Formalien ist der Vermieter an strenge Vorgaben gebunden. Verletzt er die Regeln, kann die ganze Nebenkostenabrechnung hinfällig werden – und du musst nichts bezahlen.

Zeit ist Geld –

auch bei der Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich gilt: Eigentümer müssen mindestens einmal pro Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Oft deckt sich der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr. Das aber ist kein Muss. Denkbar ist es zum Beispiel, die Abrechungsperiode mit dem Einzug des Mieters starten zu lassen. Beispiel: Du beziehst zum 1. Mai deine neue Wohnung. Dann kannst du vereinbaren, dass der Vermieter die Nebenkostenabrechnung immer für den Zeitraum zwischen 1. Mai und 30. April des Folgejahres erstellt. Diese Abmachung ist fix. Will der Vermieter sie ändern, braucht er deine Zustimmung.

Egal, für welchen Zeitraum dein Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellt – eine Regel gilt immer: Das Papier muss spätestens 1 Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums in deinem Briefkasten liegen. Läuft der Abrechungszeitraum zum Beispiel am 30. April 2017 ab, ist der Stichtag der 30. April 2018. Kommt die Nebenkostenabrechnung nur 1 Tag nach diesem Termin an, sind etwaige Nachforderungen hinfällig. Du musst nichts zahlen. Anderes gilt, wenn dein Vermieter errechnet hat, dass du Geld zurückverlangen kannst. In diesem Fall greift die Verjährung nicht. Du kannst deine Erstattung auch fordern, wenn die Frist für die Nebenkostenabrechnung schon abgelaufen ist.

Die Rechtsprechung verlangt zudem, dass Vermieter die Nebenkostenabrechnung einfach halten. Sie muss so gestaltet sein, dass der Mieter diese „gedanklich und rechnerisch“ nachvollziehen kann. Maßstab ist das Hirn eines „durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten“ Mieters (vgl. Bundesgerichtshof, Aktenzeichen VIII ZR 115 / 04).

Von wegen „reine Formsache“

Der Gesetzgeber gibt dir bei der Nebenkostenabrechnung sogar noch weitere Trümpfe in die Hand. Dein Vermieter wahrt die Fristen nämlich nur, wenn sein Schreiben alle vorgeschriebenen Formalien erfüllt. Und die haben es in sich.

Wichtig ist zunächst, dass jede Nebenkostenabrechnung sowohl deinen Namen und deine Adresse, also auch die des Vermieters oder der Hausverwaltung nennt. Zudem muss es den Abrechnungszeitraum beziffern und angeben, auf welches Mietobjekt sich die Abrechnung bezieht. Zudem gehören die folgenden, harten Fakten in jede Nebenkostenabrechnung:

  • Wenn sie nicht die unterschiedlichen Kostenfaktoren nennt, für die du als Mieter zur Kasse gebeten wirst, ist die Nebenkostenabrechnung nicht komplett. Oft verweisen Vermieter dabei auf den Mietvertrag und die Betriebskostenverordnung: Sie enthält die 17 Kostengruppen, die Vermieter in der Nebenkostenabrechnung auf ihre Mieter umlegen dürfen – von „A“ wie Abwasser bis „W“ wie Waschküche.

  • Ebenfalls verpflichtend ist eine Aufstellung der Gesamtkosten für jede einzelne Position sowie eine exakte Aufschlüsselung, welchen Anteil der Gesamtkosten du zu tragen hast.

  • Eine weitere Pflichtangabe in der Nebenkostenabrechnung ist die konkrete Summe, die du zu überweisen hast – natürlich abzüglich deiner bereits geleisteten (und genau bezifferten) Abschlagszahlungen.

  • Offenzulegen hat der Vermieter zudem den Verteilungsschlüssel, also die Methode, mit der er deinen Anteil an den Gesamtkosten errechnet hat.

Gut verteilt ist halb gewonnen

Dein Vermieter hat 4 verschiedene Möglichkeiten, wie er Nebenkosten auf dich umlegen kann.

  1. Verteilung nach Verbrauch:
    Der wahrscheinlich fairste Verteilungsschlüssel. Allerdings setzt er voraus, dass sich der spezifische Verbrauch sicher ermitteln lässt. Da das bei Warmwasser und Heizungskosten problemlos klappt, müssen Vermieter im Normalfall mindestens 50 Prozent dieser Nebenkosten (höchstens aber 70 Prozent) nach dem exakten Verbrauch berechnen. Die Restkosten können sie nach einem der folgenden Maßstäbe verteilen.

  2. Verteilung pro Kopf:
    Sie kann zu interessengerechten Ergebnissen führen – schließlich verbrauchen 4 Menschen meist mehr Wasser als 1 Person. Was die Heizkosten angeht, kann es aber zu Ungerechtigkeiten kommen. Um einen Raum für 4 Personen zu heizen, braucht es nicht mehr Energie, als in einem Singlehaushalt. Weiteres Problem aus Sicht des Vermieters: Um eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung erstellen zu können, muss er sich stetig auf dem Laufenden halten, wie viele Leute gerade in der Wohnung leben.

  3. Verteilung pro Wohnung:
    Dieser Schlüssel ist für den Vermieter der einfachste. Er führt aber oft zu ungerechten Ergebnissen bei der Nebenkostenabrechnung, zumindest, wenn sich deren Größe und der Bewohnerzahl nicht vergleichen lassen.

  4. Verteilung nach Wohnfläche:
    Hier werden die Nebenkosten nach Quadratmeterzahl umgelegt. Das Verfahren gilt als fair und ist weit verbreitet. Üblicherweise steht schon im Mietvertrag, welcher Verteilungsschlüssel für die Nebenkostenabrechnung gelten soll. Daran ist Vermieter gebunden – und du bist es auch. Das gilt selbst dann, wenn der gewählte Verteilungsschlüssel zu unfairen Ergebnissen in der Nebenkostenabrechnung führt – etwa, weil deine Nachbarn Wasser und Energie verschwenden, du aber nicht.

Kleiner Fehler – große Wirkung

Genügt die Nebenkostenabrechnung nicht den Anforderungen der Gesetze und Gerichte, hilft das in der Regel den Mietern.

Besonders drastisch sind die Auswirkungen von Formfehlern. Der Grund: Nur eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung kann eine Nachzahlungsforderung begründen. Hat der Vermieter auch nur einen der obigen Punkte vergessen und zum Beispiel keinen Verteilungsschlüssel in der Nebenkostenabrechnung genannt ist die Abrechnung nicht korrekt. In dem Fall musst du nichts bezahlen.

Wichtig: Der Vermieter kann eine formell einwandfreie Nebenkostenabrechnung nachschieben, und seine Ansprüche damit retten. Allerdings muss er sich damit beeilen: Nur, wenn die verbesserte Version dich noch innerhalb der Abrechnungsfrist erreicht, bekommt er Geld. Ansonsten ist die Forderung verjährt.

Inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung wiegen weniger schwer. Hat sich dein Vermieter also nur verrechnet oder verschrieben, kann er nach Ablauf der Frist, die Nebenkostenabrechnung noch korrigieren.

Fazit: Nebenkostenabrechnungen machen zwar keinen Spaß, aber es lohnt sich, sie genau zu prüfen. Schon ein einziger Formfehler kann dir Hunderte Euro sparen. Und das ist dann ja doch wieder irgendwie vergnüglich.